Il termine "documento" indica qualsiasi contenuto relativo a politiche, azioni e decisioni di competenza dell'istituzione in oggetto, indipendentemente dal supporto utilizzato (cartaceo, elettronico, registrazione audiovisiva, ecc.) e fatta eccezione per i documenti di riflessione o di discussione, i pareri dei servizi e i messaggi informali.
Dokument ist in diesem Fall jeder Text, der auf die politischen Grundlagen, Maßnahmen und Entscheidungen Bezug nimmt, die in die Zuständigkeit des fraglichen Organs fallen, auf welchem Träger auch immer (Papier, Computer, audiovisuelle Aufzeichnungen...), mit Ausnahme von Beratungs- oder Diskussionsunterlagen, Stellungnahmen der Dienststellen und informellen Mitteilungen.